Дипломатичні та консульські установи України за кордоном вчиняють нотаріальні дії, передбачені законодавством України. Порядок вчинення нотаріальних дій консулом визначається статтею 38 Закону про Нотаріат України, статтею 44 Консульського Статуту України, Положенням про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України та іншими актами законодавства України. Нотаріальне діловодство в дипломатичних та консульських установах України за кордоном ведеться виключно українською мовою.
Нотаріальне посвідчення документів проводиться в приміщенні консульського відділу на загальних підставах у години прийому відвідувачів.
Чоловіки віком 18-60 років, які перебувають/проживають за кордоном Згідно з новим законодавством, поряд із документами, які необхідні для отримання обраної консульської послуги, мають також подати свій військово-обліковий документ в електронному вигляді (е-ВОД) з Резерв+ (не старше 3 робочих днів). https://brno.mfa.gov.ua/news/rozyasnennya-mzs-ukrayini-shchodo-vidnovlennya-prijomu-zayav-na-otrimannya-konsulskih-poslug-dlya-okremih-kategorij-gromadyan
Вчинення нотаріальних дій може бути відкладене при необхідності витребування додаткових відомостей чи документів або направлення документів на експертизу, а також на інших підставах, передбачених законодавством України.
Консульський збір відповідно до Тарифів консульського збору https://brno.mfa.gov.ua/posolstvo/2752-consular-charges
Нотаріально посвідчувані угоди, а також доручення, заяви та інші документи підписуються заявником особисто в присутності консульської посадової особи (консула), яка вчинює нотаріальні дії. Якщо угоду, доручення, заяву чи інший документ підписано за відсутності консула, то особа, яка підписала такий документ, повинна особисто підтвердити, що документ підписаний нею.
Якщо вчинення нотаріальної дії суперечить законодавству України, консул відмовляє у вчиненні такої дії. Консул не приймає для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства України, або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян.
Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, а також документи, написані олівцем.
Консул засвідчує доручення, заяви тощо від імені однієї або кількох осіб на ім'я однієї або двох осіб (за умови їхнього проживання за однією адресою).
Під час звернення необхідно пред’явити такі документи:
— паспорт громадянина України для виїзду за кордон;
— примірник документу, який необхідно посвідчити або засвідчити;
— довідку про присвоєння ідентифікаційного номеру платника податків;
— квитанцію про сплату тарифу (залежно від консульської дії видається консульською посадовою особою після прийняття документів);
— інші документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії (свідоцтво про право власності на нерухоме майно, свідоцтво про народження дитини, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про смерть тощо).
При посвідченні договорів майнового характеру до консульського відділу додатково треба подати відомості:
— для юридичних осіб-резидентів – відомості про найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України;
— для юридичних осіб-нерезидентів – найменування, місцезнаходження та державу;
— для громадян України – прізвище, ім’я, по-батькові, адреса постійного місця проживання та ідентифікаційний номер згідно з Державним реєстром фізичних осіб – платників податків та інших обов’язкових платежів;
— для іноземців та осіб без громадянства – прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), громадянство, адресу місця проживання.
Ненадання відомостей або документів на вимогу консула є підставою для відкладення, зупинення нотаріальної дії або відмови в її вчиненні.
При вчиненні нотаріальних дій консул встановлює особу громадянина України, його представника або представника підприємства, установи, організації, що звернулися за вчиненням нотаріальних дій. Встановлення особи громадянина України здійснюється за паспортом. Вчинення нотаріальних дій може бути відкладено у разі рішення консула України витребувати додаткові відомості чи документи або направити документи на експертизу, а також на інших підставах, передбачених законодавством України.
Правоздатність юридичної особи (установа, підприємство, організація) установлюється на основі установчих документів (статуту, установчого договору, для некомерційних організацій - загального положення), документів про реєстрацію. Консул також перевіряє повноваження представника юридичної особи на основі:
— Наявності в нього службового посвідчення з фотокарткою, яке містить вказівку на те, що він є представником юридичної особи;
— Нотаріально засвідчених виписок із протоколів про призначення посадових осіб, що мають повноваження підписувати документ від імені даної юридичної особи;
— Доручення на здійснення відповідної юридичної дії.
Нотаріально посвідчувані правочини, заяви та інші документи підписуються у присутності консула, який вчинює нотаріальні дії.